Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Para Estrategia Juridica Nacional e Internacional SAS es muy importante su privacidad, por esto queremos asegurarnos que conozca cómo protegemos la integridad, confidencialidad y disponibilidad de sus datos personales, de conformidad con la legislación colombiana.

 

  1. OBJETIVO

La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en ESTRATEGIA JURIDICA NACIONAL E INTERNACIONAL SAS (en adelante ESTRATEGIA JURIDICA), brindando herramientas que garanticen autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

 

  1. ALCANCE

Esta Política se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Estrategia Juridica quien se considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales.

 

  1. MARCO LEGAL
  • Ley 1581 de 2012 “Ley de protección de datos personales (Habeas Data)”,
  • Decreto 1377 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
  • Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Capítulo 25.

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Estrategia Juridica Nacional e Internacional SAS con domicilio en la Carrera 13A # 89 - 38 Oficina 539 en la ciudad de Bogotá, Colombia.

 

Correo electrónico estrategia@estrategiajuridica.co, teléfono 57-1-4327583.

 

  1. DEFINICIONES

 

Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales ESTRATEGIA JURIDICA tiene una relación comercial.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Datos sensibles: Aquella información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, fotografías, etc.

 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

 

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR ESTRATEGIA JURIDICA

 

ESTRATEGIA JURIDICA, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores.

 

ESTRATEGIA JURIDICA realiza todas sus actuaciones basándose en el respeto por la protección de datos personales, por tanto respeta los principios establecidos en la Ley y atenderá en sus actuaciones las disposiciones legales vigentes frente al manejo de datos personales.

 

ESTRATEGIA JURIDICA dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.

 

6.1.        Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

  • Controlar el acceso a las oficinas de ESTRATEGIA JURIDICA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de ESTRATEGIA JURIDICA y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones.
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de ESTRATEGIA JURIDICA y en sus bases de datos comerciales y operativa;
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ESTRATEGIA JURIDICA.
  1. PRINCIPIOS RECTORES

 

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, ESTRATEGIA JURIDICA aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales[1]:

 

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

 

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice ESTRATEGIA JURIDICA o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

 

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

 

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, ESTRATEGIA JURIDICA garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

 

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de ESTRATEGIA JURIDICA, será de medio.

 

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por ESTRATEGIA JURIDICA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en ESTRATEGIA JURIDICA, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ESTRATEGIA JURIDICA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a ESTRATEGIA JURIDICA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización[2].
  • Ser informado por ESTRATEGIA JURIDICA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante ESTRATEGIA JURIDICA.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ESTRATEGIA JURIDICA
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 

 

  1. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 

ESTRATEGIA JURIDICA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

9.1.       Manifestación de la autorización

 

La autorización a ESTRATEGIA JURIDICA para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ESTRATEGIA JURIDICA
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 

9.2.        Medios para otorgar la autorización

 

ESTRATEGIA JURIDICA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

 

La autorización será solicitada por ESTRATEGIA JURIDICA de manera previa al tratamiento de los datos personales.

 

 

 

 

9.3.        Prueba de la autorización

 

ESTRATEGIA JURIDICA conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia ESTRATEGIA JURIDICA podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 

9.4.        Revocatoria de la autorización.

 

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a ESTRATEGIA JURIDICA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. ESTRATEGIA JURIDICA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto ESTRATEGIA JURIDICA deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, ESTRATEGIA JURIDICA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

 

  1. Consultas:

 

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en ESTRATEGIA JURIDICA, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales ESTRATEGIA JURIDICA garantiza:

  • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  • Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
  • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
  • En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
  • Las consultas podrán formularse al correo estrategia@estrategiajuridica.co

 

  1. Reclamos

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante ESTRATEGIA JURIDICA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a ESTRATEGIA JURIDICA al correo electrónico estrategia@estrategiajuridica.co o mediante comunicación escrita dirigida a la dirección física Carrera 13A # 89 - 38 Oficina 539, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

  1. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Petición de actualización y/o rectificación

 

ESTRATEGIA JURIDICA rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

 

  1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico estrategia@estrategiajuridica.co o en medio físico dirigido a la dirección física Carrera 13A # 89 - 38 Oficina 539 indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

 

  1. ESTRATEGIA JURIDICA podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

  1. Petición de supresión de datos

 

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a ESTRATEGIA JURIDICA su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

 

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ESTRATEGIA JURIDICA. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia ESTRATEGIA JURIDICA podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

 

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

  1. VIGENCIA

 

La presente política rige a partir del 17 de Enero de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar con anterioridad en ESTRATEGIA JURIDICA.

 

[1] Los principios incluidos en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

[2] Ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;   e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.   Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.